企业实现乐企直连，数电票等电子凭证如何合规入账归档？

现阶段,数电票有3种格式:PDF、OFD和XML。根据相关政策要求,数电票的接收方无论是否打印,都要保存含有数字签名的XML格式的电子文件。但是,XML文件打开后是一串发票字符,只适合“机读”,不适合“人读”。数电票如何入账归档、如何阅读XML格式的数电票、如何确保XML格式的数电票合法合规是企业普遍面临的难题。

百望云建议:企业需要具备一定的处理数电票等电子凭证的版式能力,支持数电票格式数据的相互转换,以适配不同的业务场景的需要。

01 数电票等电子凭证归档的相关政策规范

首先,数电票是电子会计凭证源文件的一种,因此“入账归档”也需要依据财政部《电子凭证会计数据标准深化试点 操作指南1.0(全面数字化的电子发票)》文件要求进行归档。

第二,根据《电子会计档案管理规范》(DA/T 94-2022)中要求:电子会计资料归档版式推荐使用 OFD 格式, 不具备应用 OFD 格式条件的单位可使用 PDF 格式或其他符合长期保存要求的版式格式。 为方便解析和统计, 可同步输出类 XML 描述文件归档。

第三,根据《行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》(DA/T 95-2022)中要求:

a) 单位内部在经济业务发生时填制的, 用于实施经办、审核、审批等必要审签程序的电子单据, 包括申请单和报销单等电子原始凭证版式文件, 采用 OFD 等国家标准格式, 文件格式应符合GB/T 33190-2016 的要求;

b) 单位从外部接收的电子形式的各类原始凭证的版式文件, 采用 OFD 等国家标准格式, 文件格式应符合 GB/T 33190-2016 的要求。

OFD在标准制定之初,就充分考虑了国内电子文件应用的特性,目前已经成为电子公文、电子证照、电子发票、电子凭证等票单证的格式标准。因此,从国家政策引导上来看,企业在数电票归档时需要归档OFD版式文件。

02 百望绿页:全方位支持数电票版式文件的生成、解析、阅读、验签

百望云能助力企业快速实现乐企对接的同时,基于百望绿页产品,向企业提供电子凭证生成、解析、阅览、验签等能力支持。百望绿页拥有完全自主知识产权,并获得50多个OFD相关软著,产品效率高且稳定性好,能够满足企业数电票流转与合规归档诉求,提升企业税务管理及服务效率。

• 生成能力:支持生成OFD和PDF版式数电票预览件

百望云不仅可以开具符合税局要求的XML格式的数电票,还可以生成OFD和PDF版式数电票的预览件;针对企业只接收到XML格式数电票的情况,百望云可以生成OFD和PDF版式数电票的预览件,便于财务人员阅览。百望绿页产品成熟稳定,技术先进,生成版式文件的速度快且储存空间小,可以将文件压缩至15K以下,大幅降低企业的运维成本。

另外,根据数电票试点的最新情况,百望云持续迭代升级产品,目前能够支持“不动产销售服务、建筑服务、货物运输服务、旅客运输服务、报废产品收购、二手车、机动车、航空运输电子客票行程单、铁路电子客票”等22个特殊数电票票种的版式文件生成使用,能够应对企业的多业务场景。

• 阅览能力:版式文件在线阅览,打开速度快

用户可以在百望云在线查看预览及打印OFD、PDF格式的数电票,1秒内即可打开文件,采用双引擎阅览模式,避免高并发下网络资源抢占而引起的卡顿,文件处理高效,并提供强大的内容编辑和文本注释功能,简单易用,给到用户更好的使用和阅读体验。

• 利用能力:数据双向解析,解决转换难问题

百望绿页支持多种格式间的相互转换和数据转换批量处理,如 “图像、PDF到OFD“的正向转换,和“ OFD 到 图像、PDF”的逆向转换。

针对数电票,百望云具备OFD、PDF和XML文件的解析能力,通过数据生成的OFD/PDF格式的数电票可反向解析回XML、JSON或XBRL数据,用于企业的报销入账等会计处理,方便电子凭证数字化进行数据深度利用,解决了企业处理数电票等各种电子凭证时普遍存在的接受难和转换难问题。

• 安全能力:多种验签机制,充分保证安全

百望云能够助力企业实现高效验签,深耕国家电子签章(GB/T 38540)标准、数字签名(GB/T 35275 )标准及电子文档加密与签名(GB/T 31503)标准,根据对应的数字签名或电子签章自动批量验证电子凭证的真实性、完整性和有效性,确保企业接收到的数电票等电子凭证文件的来源合法、真实以及未被篡改,符合政策规范,充分保障电子凭证的安全,推动企业财税合规。

案例一:

以某大型企业的数电乐企升级方案为例:

先从SAP导出开票数据到百望云的销项管理系统,完成批量开票后,会自动将版式文件回传发票池,发票池会进行PDF、OFD、XML格式发票的保存,并推送到客户订单管理系统中。同时,发票在进入到企业的费控系统后,百望云进项管理系统可直接解析XML、PDF或OFD格式数电票,完成发票验证,将合规的发票所对应的XML文件推送到费控系统中并进行保存,提高企业的发票管理效率,减轻财务工作负担。

案例二:

某企业收到的数电票只有XML格式的,这时可以调用百望绿页生成OFD和PDF格式的发票预览件,方便财务人员可以阅览及归档发票。

03 百望云数电乐企一体化解决方案

百望云向符合接入乐企数字开放平台资质的企业提供一站式接入及涉票服务,满足纳税人多场景、规模化、合规化、自动化涉票业务,减少企业的对接成本、维护成本,提升企业税务管理及服务效率。

首先,百望云具备*的产品能力。

作为国家税务总局电子发票服务平台项目建设供应商,百望云的产品兼具系统兼容性、稳定性、连续性、成本性、安全性、便捷性六大优势,能满足企业快速对接使用数电乐企需求,保证企业7*24小时不间断服务。

其次,百望云具有深刻的行业洞察。

百望云持续与行业*企业达成战略合作,为行业用户提供全平台、全场景、全业务的产品与服务支持,业已形成覆盖十八大行业的数字化解决方案,助力产业数字化升级。

最后,综合的一站式解决方案满足些企业数字化全生命周期管理需求。

百望云在满足企业数电乐企项目建设需求的同时,还能满足企业在票据管理、智能记账、支出管理、纳税申报、电子会计档案升级、税务风险管理、数据驱动决策等全业务领域的需求,帮助企业在最小成本改造的前提下实现税务一体化的全面数字化升级。